发货：款到没到、额度够不够，谁把关？

把钱管明白系列 · 第四篇

上一篇我们聊了收钱：客户打款了，怎么认领到合同。钱到了、认领了——但下一个问题紧跟着就来了：货能不能放？

业务员小周又遇到事了。华远贸易的提货单做好了，他点"提交"，系统弹了一行字：

"该客户货款余额不足：提货应收货款 80 万，收到货款 60 万，货款余额 -20 万。"

小周急了："E-03 不是说了钱到了吗？怎么还余额不足？"

财务过来看了一眼："华远打了 60 万，但认领到合同的只有 30 万——另外 30 万还在待认领池里，没分到合同。提货要 80 万，系统一算，差 20 万。"

钱到了，不等于货款够。提货前，系统自动算三笔账：货款够不够、保证金够不够、额度够不够。三笔账有一笔不通过，系统就拦。

一、发货前，系统自动算三笔账

以前发货靠催。业务员说"客户说了，钱打了，放吧"，就放了。放完之后，钱没收回来、保证金不够、额度超了——出了问题，谁放的没人记得。

信息系统/EDOAPP 的做法是：提货单提交，系统先算账。三笔账算完，该放就放，该拦就拦。

第一笔：货款够不够。

提货金额 vs 已收货款。钱到了不等于货款够——E-03 里讲的：钱到了但没认领到合同的，系统不认。只有认领到合同、审核通过的收款，才算"已收货款"。提货金额大于已收货款，系统提示"余额不足"。

第二笔：保证金够不够。

合同约定了保证金比例，客户实交的保证金 vs 合同应付的保证金，差额多少。保证金不足，系统提示——放不放，人要评估：差得少，可以放；差得多，先补保证金再提货。

第三笔：额度够不够。

E-02 里定的授信额度，提货单金额扣减剩余额度。提货金额超过可用额度，系统提示"额度不足"——这时候要放，必须走超额审批。

三笔账，一笔算完算下一笔。系统不是不让你发货，是告诉你"有风险，数字在这儿，你确认一下"。

二、一个发货单，三个岗位的纠结

业务员的纠结：系统卡我，客户催我。

客户打电话来催："货怎么还没发？钱都打了！"业务员打开系统，提货单被拦了——货款余额不足。跟客户解释"钱还没认领到合同"，客户说"那是你们的事，我不管"。业务员夹在中间：系统不让他过，客户催他发货，他去找财务，财务说"按规矩来"。

财务的纠结：放不放，担不担风险。

财务看到校验不通过，心里有数：货款差 20 万、保证金差 5 万——放，万一收不回来，自己担责；不放，业务员天天催。以前没系统，业务员直接放，出了事老板问"谁放的"，没人记得。现在系统拦了，财务反而有了底气："系统校验不通过，你要放，找老板签字。"

老板的纠结：以前催一下就能放，现在拦了，放还是不放。

以前放货靠催，业务员说"老客户没事"，老板说"放吧"——一句话的事。现在系统拦了，数字摆在面前：货款差 20 万、保证金差 5 万。老板看着数字，心里会掂量：这个客户的风险，值不值得放？放，万一收不回来，20 万就是坏账；不放，客户关系受影响。

三个岗位的纠结，根子是同一个：放不放货，以前靠感觉，现在靠数字——数字有了，但决定还是要人做。

三、系统怎么自动校验：四步走，一步不通就提示

信息系统/EDOAPP 在发货校验上的做法，可以概括成四步：

第一步：货款校验。 提货金额 vs 已收货款（认领到合同、审核通过的收款）。通过→进入第二步；不通过→显示"货款余额不足，差 XX 万"。

第二步：保证金校验。 合同应付保证金 vs 实收保证金。通过→进入第三步；不通过→显示"保证金不足，应付 XX 万，实收 XX 万"。

第三步：信用额度校验。 提货金额 vs 客户可用额度（E-02 赊账额度）。通过→进入第四步；不通过→显示"可用额度不足，剩余额度 XX 万"。

第四步：可提数量校验。 合同明细的已提吨数 vs 可提吨数。通过→自动审核通过，进入"确认"状态；不通过→提示"可提数量不足"。

每一步校验不通过，系统都会在"往来详情"里记录——哪笔钱不够、差多少、什么时间校验的。这些记录，就是放行的依据，也是追责的凭证。

需要说明的是，以上是发货校验的思路，具体功能以当前产品版本和企业实施配置为准。

四、老板要定的规矩：放不放货，谁说了算

系统是工具，校验是手段，规矩要老板来定。发货这件事，老板只需要定三条：

规矩一：校验不通过的提货单，系统自动拦截，不得越过。

业务员不能自己点"跳过"放行。系统拦了，提货单就停在"待审核"状态，必须有人处理。

规矩二：特殊情况下需要放行的，财务负责人或老板书面确认，留痕。

校验不通过，但业务需要放——可以，但放行的人必须签字。系统记录谁放的、什么时间放的、因为什么理由放的。以后出了事，追得到人。

规矩三：谁放行谁负责，月底复盘。

放行后出了问题（货款没收回来、保证金不足、坏账），放行人承担管理责任。月底复盘：哪些提货单是校验不通过但放行的，放行后有没有出问题。数据说话，不凭感觉。

三条规矩立起来之后，发货变成什么样？

• 业务员：知道提货单提交后会校验，校验不通过要找财务或老板签字——不是"系统卡我"，是"规矩保护公司"；
• 财务：校验不通过的单子，系统自动拦截，财务不用跟业务员扯皮——"系统拦了，你要放，走流程"；
• 老板：放不放货，数字说话——货款差多少、保证金差多少、额度剩多少，看着数字拍板，不是拍脑袋。

发货校验，从此不是"能不能放"的催催催，而是"该不该放"的规矩问题。

结语：发货校验，不是"卡业务"，是"保护公司"

很多业务员觉得，发货校验是"卡业务"——客户催，系统拦，财务不给过，烦。

但换个角度想：以前放货靠催，出了事没人记得；现在放货靠数，每一笔都留痕。校验不通过但放行的，签了字、留了痕、月月复盘——坏账率自然就下来了。

发货校验，保的不是"流程"，是公司的钱。

下一篇，我们聊月底对账：算息、核合同，还加班吗？——月底了，利息算没算、合同核没核、数据对不对。

我是唐朝，做了 23 年企业信息化，财小智 / EDOAPP 发起者。如果你正在处理发货校验、回款对账的难题，欢迎交流。本文涉及的金额为示例场景。